昨今では技術の進歩と共に様々なものがIT化していますね。
勤怠管理もその一つで今までは出退勤管理やシフト、休暇申請など「紙」でやっていたものをウェブ上で行えるようになっています。

しかし、何でもかんでもITすればいいわけではないと考える方もいらっしゃるのではないでしょうか。

確かに昔ながらのやり方にもいいところはあると思います。

そこで今回は昔ながらの出退勤管理のやり方「タイムカード」のメリット、デメリットについて書かせていただきます。

• ・タイムカードってどうなの？と思っている方
• ・勤怠管理ソフトを使うとどのように変わるのか気になる方
• ・タイムカードから別の勤怠管理方法への切り替えを検討中の方

そもそもタイムカードとは？

タイムカードとは勤怠管理に用いられる物で出退勤の際に打刻することで従業員が何時に出勤し何時に帰ったのかを確認できるようになります。

一般的な方法では専用の機械に自分のタイムカードを差し込み打刻する方法が１番基本的な利用方法です。

タイムカードのメリット

まずはタイムカードを利用するメリットから解説します。

簡単に使える

タイムカードの１番のメリットと言っても過言ではないでしょう。

自分のカードを取り出し機械に差し込む。

これだけの簡単な作業です。

これなら機械にあまり強くないという人でも絶対に利用できますね。

管理するのに特別なスキルが必要ない

タイムカードを確認するだけなので特別なスキルがなくても集計することができます。

カードを見れば誰が何時勤務していたかわかる

カードを確認すれば誰が何時勤務していたのかなどの確認ができます。

タイムカードのデメリット

次はタイムカードのデメリットをご紹介します。

集計時間に時間がかかる

管理するスタッフが数人しかいないなら大した手間にはならないかもしれませんが数十人、数百人、それ以上となると集計するだけでも時間を多大な時間を浪費することになります。

たくさんのタイムカードの情報をすべて手入力でエクセルなどに入力していくのは時間と労力が必要以上にかかり苦労して入力したデータが間違っていたなんてことも。

タイムカードの確認、入力を行いその後確認作業。

そしてミスがあればその修正作業がかかります。

またミスを見落とし後日にスタッフから指摘された場合も当然手間がかかります。

不正打刻の防止ができない

タイムカードでは簡単に不正打刻ができてしまいます。

・本当は遅刻なのに同僚に頼んで通常の通りの時間に打刻してもらう。

・本当は欠勤しているのに代わりに打刻してもらい出勤した扱いにしてもらう。

こんなことが簡単にできてしまいます。

修正するのが面倒

タイムカードは１度打刻された情報の変更ができません。

例えば、仕事が終わり「これから帰るぞー！」というタイミングでどうしてもやらなくてはならない仕事が突然入ってしまいました。

その際には付箋を貼ったりメモ残すなどをして管理者の方に直してもらえるようにする必要があります。

１回、２回ならいいですがこれが複数回起こり沢山の付箋やメモが付いたタイムカードを管理しなくてはならなくなる管理者非常に大変ですね。

ただでさえミスが起こりえる集計作業がさらに厄介になって頭を抱えることに。

タイムカードを保管しなくてはならない

日本では労働基準法により従業員の労働に関する書類は３年間の保管義務があります。

タイでもタイの労働法により２年間の保管が義務付けられています。

例えばタイで５０人のスタッフを管理する場合そのタイムカードを２年間保管することになります。

その場合２年間で１２００枚のタイムカードを保管しなくてはなりません。

保管場所の用意も必要な上管理にもまた手間がかかります。

複数拠点の管理が面倒

一つの拠点でずっと働くわけではなく複数の拠点で仕事をする必要がある場合タイムカードではそれぞれの拠点で別のカードで打刻し月末にすべての拠点から集めてきたり、タイムカードを常に持ち歩くなどこのようなことをする必要が出てきます。

リアルタイム管理ができない

タイムカードによる勤怠管理はあくまで出退勤を打刻できるだけなのでリアルタイムでの状況を把握することはできません。

月末になって初めてスタッフの労働時間が法律の規定よりも長くなってしまっていることが発覚なんてこともあり得ます。

タイムカードのメリット、デメリットまとめ

タイムカードのメリット、デメリットを書きましたがメリットが非常に少なくデメリットが目立ってしまいました。

今回タイムカードのデメリットととしてまとめた物はすべて勤怠管理ソフトを利用することで大きく改善できるため使わない理由はないといった印象です。

最初のうちはシステムに慣れるまでに手間と時間がかかるとは思いますが慣れた後は今までよりも楽に勤怠管理ができるようになります。

弊社含め多くの勤怠管理システムがランニングコストがかかってきますがタイムカードの場合もタイムレコーダー＆タイムカードの購入費、保管費、管理する人の人件費などがかかってきます。

そう考えると勤怠管理ソフトの利用にかかるコストは決して高くはなくむしろ安いコストで使用、管理が楽になるため非常におすすめできます。

勤怠管理に興味がある方はよろしければこちらもご覧ください。

「タイムカードよりクラウド型勤怠管理システム！2つの特徴を比較」