「導入のタイミングを逃し、気づいたら。。」

——ジョブカン勤怠管理を導入する前はどのような管理体制でしたか？

ずっとスケジュール管理ソフトの勤怠機能を使っていました。 出退勤は自席のPCで押し、休暇や残業の申請は全て紙で人事が集める運用です。 そのソフトには労働時間の集計機能もなかったので、申請用紙も見ながらエクセルの数式を組んで給与計算を行っていました。

——どれくらいその業務にかかってたのでしょう

担当者が2人で対応して概ね3日ほど時間がかかっていました。 10年ほど紙で管理をしており、だいぶ前から限界が来ていると感じていました。 従業員数が60人になるころにはかなり大変な作業になっていたのですが勤怠管理方法を変えるのも大変で導入のタイミングを逃してしまいました。

——そこでジョブカン勤怠管理を導入された決め手はなんでしたか？

元からサービス名は知っていて、運営されて長いという信頼がありました。 自社（※Donuts）で実際に使われていて、弊社と業種も似ているのでフィットするイメージが描きやすかったですね。 トライアル時に、弊社の勤怠制度に合わせて、担当の方が直ぐに仕様を変えてくれたり、サポート窓口の方もとても丁寧だったのも決め手です。

ジョブカン勤怠管理を入れる前は3日間ほど業務に時間をかけていました。

「3日かかってた作業が、1日かからず終わる」

——導入してよかったと思う場面はどのようなときでしょう

ものすごく作業時間が短縮されました（笑）3日かかってた作業が、ダブルチェック含めて1日かからず全部終わっています。人事だけでなく、従業員も所属長も月末月初の申請承認などの事務が煩わしかったのですが、そこから解放され、よりシンプルに本業に取り組んでもらえるようになったかなと思います。

あと、弊社は人の流れを考えてオフィスをデザインしてるので、入り口すぐの必ず通るところにカードリーダーを２台置いてるんですね。
みんなそこで立ち止まってカードをかざすので、挨拶や交流が生まれるようになりましたし、 私たちのデスクからも、どんな感じでみんなが来るのかわかるようになり、コミュニケーションが生まれるようになりました。 今までは各自がPCでポチっと押すだけだったのですが、あえてアナログなカードを使うことで、人と会話するタイミングができたのはかなり嬉しい効果でした。

勤怠の一覧が見れるので「最近遅刻が多いけど疲れてるのかな？」「残業多いけど最近忙しいのかな？」とケアできたり、話がしやすくなったりし、従業員自身も帰るときに時間が表示されるので、勤怠への意識が高くなったように感じています。

「ジョブカン勤怠管理導入で非効率な業務を刷新できた」

——導入するにあたって社内で工夫したことはありますか？

社内のスタッフ数名で打刻や申請のテストをしてもらいました。何度かフィードバックをもらいながら、どうやったら使いやすいか、また私達計算する側も実際の運用に問題ないかのチェックをしました。

勤怠管理が変わるというのは大きなことだったので、事前に「いつからこんな風に変えます」という情報をアナウンスし、導入した時のマニュアルもなるべくシンプルに画像付きで従業員用と承認者用を用意しました。

また、以前は勤怠の各種申請の承認を給与計算ぎりぎりのタイミングまでしてもらえなかったこともあったのですが、 勤怠システムの切り替えが丁度いいタイミングだったので、承認締切日をルールとして再設定し社内共有ができたことが非常によかったです。 以前より、今までよりも効率良くしたい、一気に刷新したいと思っていたので、それを変えることができる、いい機会にすることができました。

——ジョブカン勤怠管理に今後期待することはありますか

勤怠管理面ではオプション機能が充実しているので特にありません。新しく入ってくる従業員に説明しても、分かりやすいので「こんなのあるんだ！」といい反応が返ってきます。キャッチーな印象があるみたいですね。 労務管理も出て年末調整や給与計算までできるようになるということですので、今後も楽しみにしております。

ジョブカン勤怠管理を導入して挨拶が増え、社内の雰囲気が明るくなりました。