——スマートニュースの皆様が実現していきたい管理体制とは？

会社設立から7期目を迎えようとしていますが、今後の会社の成長を考えた時に労働時間の正しい管理と、従業員の労働時間のケアを心がけたいと思っています。 部門長が部下の労働環境を簡単に把握して、ケアできるような組織にしていきたいと思っていますね。 また、HRテック系の仕組みを取り入れ、使いこなしていくことで管理業務全般を効率化していくような管理体制を目指しています。

——現在はどのような働き方を実現していますか

弊社では、従業員個々人の意思決定を尊重した組織づくりを意識しています。そういった組織を実現するための方法を就業規則に盛り込んでいます。例えば、フレックス制度やリモート制度などですね。
フレックス制の中でもコアタイム(出勤義務のある時間帯)を設けていますが、コアタイムには対面のコミュニケーションを取りながらクリエイティブなことをやっていこうという目的があります。コアタイムを設けつつも一方で、出退社のタイミングを自分で決めてもらい、成果を出しやすい環境を作ろうとしています。現在では、子どもを持つ従業員も増えたため、リモート勤務など場所にとらわれない働き方も推進しています。

「就業規則の変化に伴いシステムを導入　そしてシステムの変更へ」

——以前のシステム導入の経緯と決め手は？

従業員個々人の意思決定を尊重した組織づくりをしようとなったタイミングで、就業規則自体を変えました。 その時にシステムの導入を考えました。リモート勤務やフレックスタイムの導入などはシステム導入前から存在しましたが、 就業規則の見直し・変更とともに、会社の成長に伴った適切な運用をするため、ある勤怠管理ステムの導入を決定しました。
当時は初めての勤怠システムということもあり、従業員に忘れずに打刻してもらうために、従業員側のインターフェースが重要だと思っていました。 管理側の視点よりも従業員側の視点に重きを置き、マイページの画面の見やすさなどを基準に決定しました。

——実際に運用を始めて3か月、乗り換え決意のきっかけは？

勤怠システムの導入はしたものの、いざ運用開始すると使いづらい部分がいくつか見えてきました。 会社として必要な勤怠の情報が取れなかったり、システムとして不安定なのか従業員の打刻が反映されていなかったりと、使いづらさを日々感じていました。 そのため、せっかく理想の組織づくりのために就業規則を変更したのにうまく運用ができず、導入後わずか3ヶ月の段階で弊社に適した勤怠システムに乗り換えをすることに決めました。

導入後わずか3ヶ月の段階でシステム乗り換えの意思決定をしました。

——ジョブカンを知るきっかけは？

就業規則変更の際に、ベンダーさんからHRテック系に明るい社会保険労務士事務所を紹介いただきました。社会保険労務士法人スマイングさんです。スマイングさんには、会社の就業規則の設計部分から柔軟な対応していただいたため、「うちにあった勤怠管理システムを紹介してください！」とお願いして、ジョブカン勤怠管理を候補の一つとして薦めていただきました。
ジョブカン勤怠管理が弊社に合ったシステムか検証する際にもスマイングさんにご協力いただき、スムーズに検証が進みました。

——2度目のシステム選定はどのように行いましたか

スマイングさんからジョブカン勤怠管理を含めて三つ候補を出してもらったのですが、それぞれ並行して無料トライアルを利用し、打刻や締め作業などをして、簡単な検証をしました。
また、それぞれのサービス担当者ともコミュニケーションをとり、カバーしている領域をヒアリングしました。具体的には、今どのような機能を開発しているか、どのような方向性で開発をすすめているか、などですね。
各サービスの方向性を探りながら、スマイングさんと選定を進めていきました。

——ジョブカン勤怠管理の決め手は？

労務管理サイドとしての機能を漏れなく備えていた点やユーザーサイドの安定性、使い勝手で判断しました。また、将来弊社が成長していくにつれ、HRテック系の仕組みを使いこなす必要があります。そのため、人事労務の情報を集約できるもの、システムデータが統合でき、同じマスタ情報で管理できるものが良いと考えていました。
スマイングさんから「ジョブカン勤怠管理なら幅広い勤怠制度をカバーしているので大丈夫です！」と後押しいただいたのも一つの要因です。

「現場、管理部ともに効果を実感できるシステムでした」

——使い始めてどのような変化がありましたか？

処理速度が全然違って驚きました。
従業員の出勤簿を確認するときの画面遷移スピードもかなり速くなっているように感じます。
従業員からの質問を回答したり、必要な勤怠の情報にアクセスするのに5倍速くらいの実感があります。締めの時期や給与計算の時期に入ると、大分時間の短縮が実感できるため助かっています。
前のシステムでは、有休の設定機能が限定的だったため、休暇の残日数が合わずに苦労してましたが、ジョブカン勤怠管理に移行してからは有休の残日数が従業員のマイページ画面で確認できるので、管理部だけでなく、現場の従業員にもわかりやすく使いやすいサービスだと実感しています。
今まで生み出せなかった時間が生み出せるようになったのは大変うれしいことでした。

細かい部分でも違いが実感できています。

——効率化することで余った時間をどのように活用しているのですか

就業規則には理想の組織を実現するための方法が盛り込まれています。自社の就業規則をどのようにシステムに落とし込むか、運用方法を追求する時間に活用しています。
ジョブカン勤怠管理でどういう設定をしたらいいのか、どのような運用が有効かをサポート窓口のチャットを活用しながら模索しています。最近では、新しく弊社独自の福利厚生をシステム上でうまく実現することができました。

——今後の展望は？

システム間のマスタデータの統合について触れましたが、やはりマスタの統合には着手していきたいです。１つのシステム内で何かデータが変わると、その他のシステムでも該当箇所を手動で変更しないといけないため、ミスが生まれてしまいます。そのため、1つのシステムでマスタ情報を変更したら、連携している全てのシステムのマスタ情報にも適応される、そういったシステム間の連携ができるようになることが理想です。

——最後にジョブカンを検討されているお客様へ

これだけの歴史があり、多くのユーザーさんが使っているシステムということは、ユーザーの要請に安定的に応えてきた証拠だと思います。

HRテック領域は日々進化しているので、新しい製品を使ってみたいのも確かです。 しかし、管理部門系においては新しいものを使うことが必ずしも正ではなく、 新しさを取り入れながらも、実績と伝統があるシステムを使うのが一つの正解なのかなと感じております。

ジョブカンは歴史がある一方で、開発の手を緩めていない。 ジョブカンシリーズの今後に期待です。

システムを活用し、より働きやすい環境へ